پیشنیازهای یک استعلام دقیق: چه اطلاعاتی را باید ارسال کنیم؟
برای اینکه دارالترجمه بتواند قیمت نهایی و واقعی را به شما اعلام کند، ارسال یک پیام ساده مثل «هزینه ترجمه شناسنامه چقدر است؟» کافی نیست. بسیاری از کاربران پس از مراجعه حضوری، با افزایش قیمت مواجه میشوند؛ چرا که در استعلام اولیه (تلفنی یا آنلاین)، جزئیات فنی پرونده خود را مشخص نکردهاند.
یک استعلام قیمت حرفهای که مانع از تغییر هزینهها در آینده شود، باید شفاف و کامل باشد. زمانی که عکس یا اسکن مدارک را در واتساپ، تلگرام یا ایمیل برای مترجم مسئول ارسال میکنید، باید بدانید که نرخنامه ترجمه رسمی (مصوب قوه قضاییه) بر اساس فاکتورهای ریزبینانهای تنظیم شده است.
تجربه نشان میدهد که بیشترین اختلاف قیمت در زمان تحویل مدارک، ناشی از ناخوانا بودن صفحات توضیحات (در شناسنامه) یا عدم ذکر ریزنمرات در مدارک تحصیلی است. بنابراین، پیش از تماس یا پیام به دارالترجمه، چکلیست زیر را آماده کنید تا عددی که میشنوید، دقیقاً همان مبلغی باشد که پرداخت خواهید کرد.
تعیین نوع دقیق مدرک و زبان مقصد (عامل پایه تعرفه)
اولین و مهمترین فاکتور در محاسبه هزینه، تطبیق دقیق عنوان مدرک شما با کدهای تعرفه در سامانه سنام است. در نرخنامه کانون مترجمان رسمی، مدارک به دو دسته کلی تقسیم میشوند: ۱. مدارک فرمی (Tip): مثل شناسنامه، کارت ملی، یا دانشنامه پایان تحصیلات که قالب مشخصی دارند. ۲. مدارک غیر فرمی (متنی): مثل قراردادهای شرکتی، وکالتنامههای خاص یا انگیزهنامهها که هزینه آنها معمولاً کلمهای یا خطی محاسبه میشود.
نکات کلیدی که باید در پیام استعلام خود ذکر کنید:
- زبان مقصد: تعرفه ترجمه به زبان انگلیسی با سایر زبانها (مانند آلمانی، ایتالیایی، ترکی استانبولی و…) متفاوت است. معمولاً زبانهای غیرانگلیسی حدود ۳۰ تا ۴۰ درصد هزینه بالاتری دارند.
- جزئیات مدرک: صرفاً نگویید «مدرک تحصیلی». مشخص کنید که آیا منظور «دیپلم دبیرستان» است یا «پیشدانشگاهی»؟ ریزنمرات دانشگاهی است یا گواهی موقت؟ هر کدام از اینها کد تعرفه و قیمت مجزایی دارند.
نکته مهم: اگر مدرک شما متنی و غیر فرمی است، برای دریافت قیمت دقیق حتماً باید فایل کامل (با کیفیت خوانا) را ارسال کنید تا تعداد کلمات توسط دارالترجمه تخمین زده شود.
وضعیت تاییدات قانونی (مهر دادگستری و وزارت خارجه نیاز دارید یا خیر؟)
هزینه ترجمه رسمی تنها شامل دستمزد مترجم نیست؛ بلکه بخش قابلتوجهی از فاکتور نهایی مربوط به هزینههای بارکد دادگستری، تمبر و خدمات اداری است. بسیاری از متقاضیان ویزا (بهویژه برای ویزاهای توریستی برخی کشورها یا مراحل اولیه اپلای دانشگاه)، تنها به ترجمه با مهر مترجم (بدون تاییدات) نیاز دارند.
اما اگر سفارت شما (مثل سفارت آلمان یا ایتالیا) مدارک را با تاییدات کامل میخواهد، باید بدانید که هزینهها به شرح زیر اضافه میشوند:
۱. هزینه تمبر دادگستری: برای هر پلمپ مدرک، مبلغ مشخصی جهت ابطال تمبر باید به خزانه دولت واریز شود. ۲. هزینه وزارت امور خارجه: این وزارتخانه نیز برای تایید هر صفحه ترجمه، تعرفه جداگانهای دارد. ۳. هزینه خدمات دفتری: شامل ایابوهاب نماینده دارالترجمه برای بردن و آوردن مدارک از ادارات مربوطه.
توصیه مهم: حتماً در متن پیام استعلام خود بنویسید:
- «ترجمه با مهر مترجم»
- یا «ترجمه با تاییدات کامل (دادگستری و خارجه)».
عدم تعیین این مورد میتواند قیمت اعلامشده را تا دو برابر تغییر دهد. همیشه قبل از استعلام، چکلیست مدارک سفارت مربوطه را بررسی کنید تا هزینه اضافی برای مهرهای غیرضروری نپردازید.
روش سریع و استاندارد برای دریافت پیشفاکتور
اکنون که چکلیست اطلاعات ضروری را آماده کردهاید، نوبت به انتخاب کانال ارتباطی میرسد. در فرآیند ترجمه رسمی، «قیمت شفاهی» یا تلفنی هیچگونه سندیت اجرایی ندارد و ممکن است در زمان تحویل کار تغییر کند. بنابراین، هدف شما باید دریافت یک پیشفاکتور کتبی (Pre-invoice) باشد که در آن ریز هزینهها شامل ترجمه، خدمات دفتری و تاییدات درج شده باشد.
امروزه دارالترجمههای معتبر و آنلاین، سیستمهای سنتی را کنار گذاشتهاند. آنها برای جلوگیری از اشتباهات محاسباتی و شفافیت مالی، پلتفرمهای دیجیتال را جایگزین تماسهای تلفنی کردهاند. این روشها به شما کمک میکنند تا بدون نیاز به مراجعه حضوری در ترافیک شهری، دقیقترین برآورد هزینه را دریافت کنید.
انتخاب روش استعلام، بستگی به حجم مدارک و نوع پرونده مهاجرتی شما دارد. برای مثال، استعلام قیمت یک شناسنامه تکبرگ با استعلام هزینه ترجمه اساسنامه یک شرکت تجاری یا یک پرونده کامل ویزای تحصیلی متفاوت است. در ادامه، سه روش اصلی که توسط دفاتر ترجمه رسمی مورد تایید قوه قضاییه پشتیبانی میشود را بررسی میکنیم.
استفاده از ماشینحساب آنلاین وبسایت (محاسبه آنی بر اساس نرخنامه)
سریعترین راه برای تخمین هزینهها، استفاده از ابزار محاسبهگر خودکار در سایت دارالترجمههاست. این ابزارها مستقیماً به دیتابیس نرخنامه مصوب اداره فنی مترجمان (کانون مترجمان) متصل هستند. کارکرد آنها بسیار ساده است: شما نوع مدرک (مثلاً دانشنامه کارشناسی) را انتخاب میکنید و تعداد نسخهها را وارد مینمایید.
مزایای این روش عبارتند از:
- سرعت بالا: در کمتر از یک دقیقه مجموع هزینهها را میبینید.
- شفافیت: قیمتها دقیقاً طبق تعرفه قانونی محاسبه میشود و سلیقه شخصی در آن دخیل نیست.
- تفکیک هزینهها: معمولاً هزینه تمبر دادگستری و خدمات جداگانه نمایش داده میشود.
محدودیت: این روش فقط برای مدارک فرمی و استاندارد (مثل اسناد هویتی و تحصیلی) دقیق است. برای متون تخصصی، قراردادها یا مدارکی که توضیحات دستنویس پیچیده دارند، ماشینحساب نمیتواند حجم کار را بسنجد. بنابراین، این اعداد را به عنوان یک «برآورد اولیه» در نظر بگیرید، نه فاکتور نهایی.
ارسال تصویر مدارک در پیامرسانها برای بررسی توسط کارشناس
محبوبترین و دقیقترین روش فعلی، ارسال اسکن یا عکس باکیفیت مدارک در پلتفرمهایی مثل واتساپ، تلگرام، ایتا یا بله است. در این روش، یک اپراتور انسانی (معمولاً مترجم یار یا مدیر داخلی دفتر) فایلهای شما را بررسی میکند.
چرا این روش توصیه میشود؟ کارشناس دارالترجمه موارد فنی را که شما نمیبینید، چک میکند. مثلاً ممکن است مهر روی کارنامه شما کمرنگ باشد و نیاز به تایید مجدد مدرسه داشته باشد. یا شاید شناسنامه شما توضیحات طلاق یا تغییر نام داشته باشد که هزینه ترجمه را افزایش میدهد.
نکات مهم هنگام ارسال تصویر: ۱. از نرمافزارهایی مثل CamScanner استفاده کنید تا تصویر صاف و خوانا باشد. ۲. حتماً از پشت و روی مدارک (اگر مهری در پشت صفحه است) عکس بگیرید. ۳. درخواست خود را واضح بنویسید (مثلاً: ترجمه انگلیسی با تایید دادگستری و خارجه).
تجربه نشان داده است که استعلامهایی که از طریق پیامرسان انجام میشوند، تا ۹۵٪ با قیمت فاکتور نهایی تطابق دارند.
استعلام ایمیلی برای سازمانها و پروندههای حجیم
اگر به نمایندگی از یک شرکت تجاری تماس میگیرید یا قصد ترجمه یک کتاب، پایاننامه یا قراردادهای طولانی را دارید، پیامرسانها گزینه مناسبی نیستند. برای این موارد، استفاده از ایمیل رسمی ضروری است. این روش به مکاتبات شما جنبه حقوقی و رسمی میبخشد و آرشیوی از توافقات قیمتی ایجاد میکند.
در ارسال ایمیل به نکات زیر توجه کنید:
- امنیت مدارک: اگر فایلها محرمانه هستند، حتماً در ایمیل ذکر کنید.
- فرمت فایل: فایلهای متنی (Word) را برای شمارش دقیق کلمات ارسال کنید.
- درخواست تخفیف حجمی: برای پروژههای بزرگ، معمولاً امکان مذاکره روی قیمت ترجمه (در چارچوب قانون) وجود دارد.
پاسخدهی به ایمیلها ممکن است کمی زمانبرتر از واتساپ باشد، اما دقیقترین تحلیل فنی و زمانی را به شما ارائه میدهد. همچنین مدیر دارالترجمه میتواند زمان تحویل را در ایمیل رسماً گارانتی کند.
منبع: shakespearetranslate.com
